Actualités coronavirus : note du 15 mars 2020

Note à l’attention des personnels et usagers du campus

// English version below //

La Ministre de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation a communiqué de nouvelles mesures de lutte contre l’épidémie de Coronavirus suite aux annonces hier soir du Premier ministre (voir note correspondante dans partie administrative).

En conséquence, la direction de l’Ecole a pris les mesures suivantes :

Fermeture de tous les bâtiments de CentraleSupélec

Les bâtiments de l’Ecole sur les campus de Rennes, Metz et Paris-Saclay sont fermés lundi (y compris les laboratoires de recherche, sauf dans le cas exceptionnel où l’interruption d’une manipulation en cours conduirait à la perte d’études scientifiques essentielles, sensibles ou particulièrement complexes ou lourdes à réorganiser). Une réunion de la cellule de crise lundi précisera si nécessaire la portée de cette mesure, et sa prolongation.

Tous les évènements prévus sur le campus sont annulés.

Pendant cette période, les services suivants seront assurés :

  • Le PC sécurité fonctionnera.
  • Le courrier est relevé quotidiennement mais ne sera pas distribué. Seuls les recommandés seront numérisés et communiqués aux destinataires.
  • Le magasin sera ouvert à des horaires à définir Cette information devra être communiquée aux fournisseurs par les services attendant une livraison.
  • Les personnels de la DPIET d’astreinte, les personnels de la DISI et nos prestataires multi- techniques (AXIMA et BYES) s’assureront du fonctionnement des réseaux (électricité, fibre optique, serveurs…)  et de la surveillance technique des bâtiments.

Campus de Paris Saclay

Un service de restauration (vente à emporter) est assuré par le CROUS au lieu de vie sur le campus de Paris-Saclay.

Une équipe de ménage de GSF sera maintenue pour assurer l’entretien des espaces en fonctionnement sur le campus de Paris-Saclay.

Pour les personnels souhaitant accéder aux bâtiments, l’entrée se fait par des accès en nombre restreint gérés par contrôle d’accès ou sur contrôle des badges.

Accès pendant période confinement

Mise en œuvre de la continuité pédagogique

Les enseignants qui souhaitent vernir enregistrer leurs cours, préparer leurs enseignements à distance ou faire leurs cours pour une retransmission en streaming pourront accéder aux bâtiments. Un support en présentiel ou à distance sera assuré par les équipes de la DPIET, de la DISI et de la direction des études.

Pour assurer la continuité pédagogique, il faut privilégier les outils EDUNAO, Teams et Web studio qui ont été présentés dans l’amphi vendredi 13 mars :

https://webtv.centralesupelec.fr/login/?next=/permalink/v125f408b69d26arjf8i/ ou sur MyCS support DISI. D’autres formations à ces outils seront organisées prochainement.

Pour les cours en streaming en direct depuis un amphi de l’Ecole, le dispositif sera affiné dans les jours qui viennent.

Hotline DISI : par téléphone au 01 75 31 68 78 ou écrire à informatique@centralesupelec.fr.

Mise en œuvre progressive de la fermeture des bâtiments sur les campus de l’Ecole

La mise en œuvre de ces mesures peut nécessiter la présence de personnels dans les locaux de l’Ecole la semaine prochaine (arrêt d’expérimentations, mise en sécurité d’équipements scientifiques, équipements et documentation  nécessaires à la mise en place du télétravail etc…) Cette présence est autorisée.

Vous vous assurerez aussi qu’aucune denrée périssable n’est laissée dans les bureaux ou les lieux de convivialité. Nos prestataires de ménage assureront pendant cette période une décontamination des bâtiments du campus.

Situation des personnels sur le plan RH

Les personnels de CentraleSupélec sont placés en télétravail à partir de lundi 16 mars et ce jusqu’à nouvel ordre[1]. Les personnels dont le poste ne permet pas le télétravail bénéficient d’une autorisation d’absence spéciale d’absence. Les personnels devant garder leurs enfants se conforment à la procédure décrite dans la note aux personnels diffusée vendredi 13 mars.

Continuité administrative

La continuité administrative est assurée sur les fonctions de base :

  • Les paies seront assurées normalement par la DRH et l’Agence comptable ;
  • Les factures fournisseurs seront payées par les agents de la DAF et de l’agence comptable à distance. Les gestionnaires pourront continuer à envoyer leurs demandes d’achat et leurs services faits à l’adresse suivante : webfi@centralesupelec.fr. Les factures seront relevées quotidiennement sur CHORUS par le service facturier ;
  • L’ensemble des outils accessibles à distance seront maintenus.

Les personnes ne disposant pas d’un ordinateur portable doivent contacter la DISI à l’adresse suivante : jean-pierre.robert@centralesupelec.fr (copie Michel Guennoc et Renaud Monnet). Compte tenu des stocks disponibles, les personnes occupants des fonctions administratives transversales au sein de l’Ecole seront équipées en priorité. Une solution sera recherchée pour les autres personnes. Cette solution peut ne pas être immédiate.

Pour collaborer à distance, nous vous recommandons d’utiliser Microsoft teams. Vous pouvez retrouver à l’adresse suivante le replay de l’amphi de présentation : https://webtv.centralesupelec.fr/permalink/v125f407cab55s73nx1k/

L’équipe de direction sera présente sur site lundi pour répondre à vos questions et organiser la poursuite d’activité.

L’Ecole utilisera les listes de diffusion internes pour communiquer avec les personnels et les élèves pendant cette période. Vérifier régulièrement votre boite mail @centralesupelec.fr.

 

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Following last announcements by the Prime Minister, the Minister for Higher Education, Research and Innovation communicated new measures to stop the Coronavirus outbreak by closing all university-academic buildings.

Hence, the academic buildings on Rennes, Metz and Paris-Saclay campuses are closed from Monday until further notice. It includes the research laboratories, except in exceptional cases when the interruption of research in progress put at risk essential, sensitive or particularly complex scientific studies or those that are too heavy to re-organise.

A crisis meeting on Monday will specify, if necessary, the scope of this measure and its extension. All events planned on campus are cancelled.

During this period, the following services will be provided :

  • The security HQ will operate.
  • Mail is collected daily but will not be delivered. Only registered mail will be scanned and communicated to the recipients.
  • The storehouse will be open at times to be defined. This information will have to be communicated to the suppliers by the services waiting for delivery.
  • DPIET staff on call, DISI staff and our multi-technical service providers (AXIMA and BYES) will ensure the operation of the networks (electricity, fibre optics, servers, etc.) and the technical surveillance of the buildings.


Paris Saclay Campus:

A catering service (take-away sales) is still provided by the CROUS at the Paris-Saclay campus.

  • GSF cleaning team will be maintained to ensure the maintenance of the spaces in operation on the Paris-Saclay campus.
  • For staff wishing to access the buildings, entry is by restricted access managed by access control or badge control.
  • Residence remains open for students
  • Accompanying measure and follow up of students still on campus is prepared


Implementation of pedagogical continuity:

Teachers who wish to record their courses, prepare their lessons at a distance or make their lessons for streaming will be able to access the buildings. The teams of the DPIET, DISI and the direction of studies will provide support in person or remotely.

To ensure pedagogical continuity, EDUNAO, Teams and Web studio tools will be used, which were already presented last Friday, 13 March:

For the live streaming courses from the School's amphitheatre, the system will be detailed in the coming days.

DISI hotline: by phone at 01 75 31 68 78 or write to informatique@centralesupelec.fr.


Gradual implementation of the closure of buildings on the campuses:

The implementation of these measures may require the presence of staff on the School's premises next week (stopping experiments, securing scientific equipment, equipment and documentation necessary for the implementation of telework etc.) This presence is allowed.

You will also make sure that no perishable goods are left in the offices or conviviality areas. Our cleaning service providers will ensure during this period a decontamination of the campus buildings.


HR situation of the staff:

CentraleSupélec personnel will be teleworking from Monday, March 16 until further notice [1]. Personnel whose position does not permit telework are granted a special leave of absence authorization. Staff who have to look after their children have to comply with the procedure described in the note to staff distributed on Friday 13 March.


Administrative continuity:

Administrative continuity is ensured on core functions:

  • Payroll will be handled as usual by the HRD and the Accounting Agency;
  • Supplier invoices will be paid by the DAF and Accounting Agency agents remotely. Managers will be able to continue to send their purchase requests and services made to the following address: webfi@centralesupelec.fr. Invoices will be collected daily on CHORUS by the Invoicing Department;
  • All the tools accessible remotely will be maintained.

Those who do not have a laptop should contact DISI at the following address: jean-pierre.robert@centralesupelec.fr (copy Michel Guennoc and Renaud Monnet). In view of the available stocks, persons occupying transversal administrative functions within the School will be equipped as a matter of priority. A solution will be sought for the other persons. This solution may not be immediate.

To collaborate remotely, we recommend to use Microsoft teams. You can find the replay of the presentation room at the following address: https://webtv.centralesupelec.fr/permalink/v125f407cab55s73nx1k/

The management team will be on site on Monday to answer your questions and organize the continuity of the business.

[1] L’article L1222-11 du code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié.