Depuis le 1er décembre 2020, le service archives est directement rattaché à la Direction Générale des Services. L'occasion de faire un point sur ce service souvent méconnu.

Entretien avec Michael Roussel, son chef de service, arrivé à l'Ecole en décembre 2018

Pouvez-vous nous présenter le service Archives ?

Le service archives est aujourd’hui rattaché au DGS. Il est composé d’un archiviste responsable du service, d’une assistante archiviste, qui a pour mission le traitement du fonds Supélec pour le versement aux Archives Nationales, et d’une chargée d’archives et de recherches historiques. Nous travaillons également avec un réseau de correspondants archives qui sont chargés des relations avec le service archives. Ils sensibilisent l’ensemble des collègues de leur direction aux bonnes pratiques de l’archivage et veillent à l’application des procédures ainsi qu’à la coordination des actions opérationnelles (versement, éliminations, etc.).

Le service archives a pour missions principales, la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives de l’établissement. Le service archive a également sous sa responsabilité la conservation et la valorisation des œuvres artistiques et objets scientifiques. D’ailleurs, nous participons à des projets initiés par Paris-Saclay dans ce domaine (projet de l’outil de valorisation Omeka S).

Quels sont les grands projets actuels et futurs de votre service ?

Le projet ArchiGed, est un projet d’établissement qui s’inscrit dans une volonté de mise en place d’une véritable politique de records management (Gestion de l’archivage courant et intermédiaire) et concerne tous les documents produits par l’établissement dans le cadre de son activité quel que soit le support (papier ou électronique). Ce projet a pour objectif de respecter les obligations réglementaires liées à l’archivage mais aussi d’améliorer les processus internes de gestion de l’information afin de faciliter le cycle de vie des documents depuis leur création jusqu’ a leur destruction ou leur conservation historique.

La mise en place de la solution logicielle offrira une vue d’ensemble des documents produits par CentraleSupélec et permettra aux personnels de l’établissement de conserver et obtenir une information fiable et pérenne pour le traitement de leurs dossiers.

Après la phase d’analyse des pratiques et besoins ainsi que la mise en place des procédures, de l’aménagement des magasins d’archives, le groupe de travail s’attèle actuellement à l’écriture du cahier des charges en vue de l’appel d’offre pour l’acquisition de la solution informatique.

En ce qui concerne le patrimoine, le projet d’exposition des bustes des fondateurs des deux écoles aujourd’hui fusionnées est en cours. La restauration de ces bustes en marbre du 19^ème siècle est déjà réalisée. Cette valorisation est importante afin de montrer à nos élèves, nos visiteurs, l’histoire ancienne et prestigieuse de notre école qui se poursuit aujourd’hui dans des espaces contemporains.

Pourquoi est-ce important d’avoir un service d’archives dans une grande école ?

Tout d’abord un service archives répond aux obligations légales d’archivage d’un établissement public par application du Livre II du code du patrimoine modifié par la loi n° 200-696 du 15 juillet 2008. Ensuite, l’archiviste intervient au plus près des producteurs et les accompagne pour le tri, le classement de leurs dossiers, le nommage de leurs fichiers, etc. L’objectif est la conservation, mais pas seulement ! C’est de participer à améliorer l’organisation, faciliter la production des documents et pouvoir les partager, les retrouver rapidement et facilement, évitant ainsi la perte de temps ainsi que le stress liés à une recherche compliquée d’un document. L’archiviste au sein d’une grande école est en quelque sorte un gardien des dossiers produits par les services. L’archiviste en accueillant les archives papiers ou les fichiers prépare l’avenir, un avenir qui deviendra le passé. Dans une société ou tout va très vite ou souvent le court terme l’emporte, l’archiviste reste un des représentants du long terme en veillant à une gestion sans strates et à la pérennisation des données, de l’information. Cela est encore plus vrai avec le numérique. Mais peu importe le support car ce qui fait finalement qu’un service d’archives est important dans une école, une entreprise, une institution,…  est résumé dans cette locution latine : « verba volant, scripta manent ».