Le Students Welcome Desk (SWD) de CentraleSupélec, une équipe mobilisée au service des étudiantes et étudiants

swd

L’École met tout en œuvre pour offrir à ses étudiantes et étudiants, un accueil administratif clair, centralisé et efficace. En première ligne de ce dispositif : le Students Welcome Desk (SWD), véritable point d’entrée pour toutes les démarches liées à l’arrivée et à l’installation des étudiantes et étudiants sur les trois campus.

Inscriptions administratives, titres de séjour, CAF, aides financières, questions pratiques… Le SWD centralise les démarches pour tous les cursus, quels que soient le programme ou le campus d’affectation.

L’objectif de ce service est d’accompagner les élèves dès leur arrivée, en leur évitant de se disperser auprès des différents interlocuteurs. Le SWD joue ainsi un rôle de guichet unique : les étudiantes et étudiants peuvent y poser leurs questions, obtenir des informations et, si besoin, être réorientés vers le bon service et la bonne personne.

 

Une équipe dédiée, avec Armelle Minez, Aurélie Philippon Karima Biche et Catherine Piednoir sous la direction d’Alexandrine Urbain, se relaie durant toute la période estivale, y compris durant la période de fonctionnement réduit de l’École, afin de répondre aux sollicitations des étudiantes et étudiants et d’assurer une continuité d’accueil.

En complément de cet accueil, un portail complet « MyRentrée » piloté et déployé par le SWD est également mis à disposition des étudiantes et étudiants via un lien envoyé par mail lors de leur inscription. Ce portail regroupe toutes les informations essentielles telles que le calendrier des démarches, les documents à fournir, les ressources et contacts utiles, ceci afin de permettre aux admises et admis d’anticiper le mieux possible la rentrée.

 

L’accueil des nouveaux élèves ne s’arrête pas à l’inscription administrative. L'attribution d'un logement constitue une étape importante dans l’accueil des nouveaux élèves et représente un enjeu crucial, en particulier face à l’augmentation constante des effectifs et à la rareté de la présence de logements sur les campus et leurs alentours.

CentraleSupélec a tissé des partenariats solides avec Cesal (résidences sur le plateau de Saclay), mais aussi avec des résidences à Rennes et Metz. Sur ces deux derniers campus, deux personnes dédiées gèrent localement les relations avec les bailleurs.

Autre exemple de collaboration : un partenariat avec AgroParisTech et un autre avec la cité universitaire de Paris permettent de récupérer quelques nuitées de logement.

« La situation reste tendue, mais nous explorons toutes les pistes possibles en créant également des partenariats même ponctuels, pour répondre au mieux aux besoins de nos étudiantes et étudiants » souligne Alexandrine Urbain.

 

Le SWD est aussi un relais important pour les élèves en difficultés financières. En plus de l’accès aux bourses de la Fondation CentraleSupélec ou du Centre des Diversités et de l'Inclusion (destiné aux boursiers du CROUS), l’équipe du SWD a mis en place, grâce à la CVEC, une commission d’aide financière élargie.

L’objectif est de permettre aux élèves hors parcours ingénieur (Master Recherche, MSc, Mastères spécialisés…) de formuler des demandes ponctuelles d’aide, qu’il s’agisse :

  • d’une aide d’urgence pour le logement,
  • d’une aide alimentaire,
  • ou d’un soutien à l’achat de matériel informatique.

Ces aides visent à garantir une équité d’accès aux conditions de vie des étudiantes et étudiants.

 

Cet accueil se poursuivra bien au-delà de la période de la rentrée, notamment grâce à un nouveau projet à l’étude et la mise en place d’une application permettant aux élèves de réserver des créneaux de RV tout au long de l’année de manière à répondre à leurs sollicitations.

« Nous avons observé que les besoins ne s’arrêtent pas après la rentrée. Nous voulons maintenir un lien accessible et visible pour répondre à toutes les situations afin de satisfaire les étudiantes et étudiants tout au long de leur présence au sein de notre école », conclue Armelle.