Dans le cadre de la préparation à la continuité d’activité, l’école s’est très rapidement mis en mouvement pour préparer les personnels PAT, les enseignants-chercheurs et les élèves à basculer en travail à distance. En parallèle, la DRI, avec l’aide de la DE a eu à gérer les élèves en échanges internationaux ainsi que les élèves internationaux sur nos campus.

La DISI

Grâce à la modernisation des outils et des matériels opérés par la DISI depuis plus de 2ans, l’Ecole a pu basculer très rapidement l’ensemble de ses activités en distanciel. Ainsi, dès la semaine précédant la fermeture de l’école, la DISI (34 personnes) et les services informatiques des campus, ont été fortement mobilisés.

La DISI a organisé des amphis d’information sur le télétravail pour les personnels techniques et administratifs le 12 mars et un amphi à destination des enseignants-chercheurs pour les cours à distance. Elle a par ailleurs mis à disposition 25 postes de télétravail le plus vite possible avant le début du confinement.

Elle a rapidement mis des priorités sur 2 axes :  le support aux Enseignants-chercheurs et la création des comptes informatiques pour permettre aux extérieurs d’accéder aux services proposés par l’école.

Deux classes virtuelles sont organisées :

• Une permanence pour le travail à distance (animation : Margot Roussat),  lundi, mercredi et vendredi chaque semaine
• Une permanence d’assistance informatique à la pédagogie (animation : Céline Labrude). Celle-ci est portée actuellement à deux fois par semaine, le mardi et le jeudi.

La continuité pédagogique immédiatement accompagnée

• La continuité pédagogique a été mise en place dès le premier jour de confinement, grâce à une coopération étroite entre la direction des études, ses enseignants et son personnel administratif et la DISI, dont une partie a été dédiée au basculement des cours vers une forme à distance.
• Dès le 13 mars, un amphi visant à former les enseignants à donner des cours à distance à partir d’un amphi eu lieu. Les consignes ayant changé au cours du week-end suivant, la continuité pédagogique a été adaptée aux nouvelles contraintes (école fermée).
• Les replays des cours ont été mis à disposition des élèves sur la Web TV et sur myCS.
• Les enseignants-chercheurs ont eu la possibilité de faire leurs vidéos en autonomie en utilisant les possibilités d’enregistrement de la webTV.

• Les TP avec des matériels spécifiques ont eu des adaptations particulières.

LA DRI

Depuis le début de la crise sanitaire, la DRI a mis en place de nombreuses actions en direction des étudiants en mobilité internationale (localisation, information, aide et accompagnement).

• Mise en place et animation d’une équipe Teams de suivi (282 inscrits) pour des échanges quotidiens, 7 jours sur 7, avec les étudiants restés sur le campus ou rentrés chez eux : discussions, conseils, interventions si nécessaire ;
• Localisation des étudiants de CentraleSupélec + internationaux (3 645 entrées dans le tableau de localisation), mise à jour quotidienne du tableau, notamment des étudiants en échange entrant, les étudiants en échange sortant, les étudiants en stage ou césure… ;
• Partage d’information et communication de groupe ;
• Depuis le 2 avril, communication individuelle par étudiant (150 noms) sur les pays prioritaires hors Europe, sur les modalités de retour en France (action des postes diplomatiques français partout dans le monde pour négocier avec des compagnies aériennes des tarifs préférentiels de groupe pour ceux qui émettent la volonté de rentrer).

Les retours des étudiants sont plutôt positifs, ils sont bien informés, enregistrés auprès des ambassades, quasiment tous veulent rester sur place. On essaie d’identifier les cas particuliers d’étudiants en difficulté.

• Accompagnement individualisé des étudiants (mail, téléphone, outils en ligne) avec possibilité de rencontre « face-à-face » ;

Si demandé, possibilité d’un soutien logistique pour le ravitaillement pour ceux qui sont sur le campus (1 personne dérogatoire à la consigne de confinement en cas de nécessité) ;

• Points réguliers avec la Direction des Études et la cellule accompagnement des étudiants ;
• Communication - information sur la situation actuelle, infos pratiques - mails, canaux Microsoft Teams, FAQ dédiées, discussions (communication auprès des étudiants et parfois aussi des parents) ;
• Gestion de crise pour les étudiants en difficulté ou en grande anxiété, points téléphoniques réguliers avec l’équipe de psychologue (notamment la psychologue du Césal) ;
• Participation à la cellule de crise CentraleSupélec avec les autres directions de l’école, la fondation ;
• Échanges réguliers pour la localisation et le suivi des étudiants avec les équipes des campus de Rennes et de Metz ;
• Informations aux partenaires académiques de la gestion de crise localement en France et mise à jour des mesures de gestion de crise dans les pays partenaires ;
• Points rapprochés de l’équipe DRI (entre 24 et 48h) et possibilité de saisie dans l’instant.
• Points réguliers CDEFI, CPU, CGE, MESRI.

La DPIET

Sur le campus de Gif :

• Verrouillage des contrôles d’accès, fermeture des 4 bâtiments, entrée sur autorisation accompagnée d’un membre du PC Sécurité ;
• Information générale aux 80 prestataires et arrêts des services usager (magasin, gaz, conciergerie, reprographie, navette, etc.) ;
• la DPIET (via le pilotage des responsables de services) assure en télétravail (x15 ETP) : @supportdpiet, suivis administratif dégradé (commande, fourniture, paiement), planification pour la pédagogie, événementielle, maintenance et gestion patrimoniale continue, info-communication, suivis projet élèves.
• Activités minimales maintenues sur site : Équipe d’astreinte (ATS et RUSS), PC Sécurité (24H/24h), ménage ;
• Participation active à la cellule de crise : mise en place opérationnelle des décisions (concours, fabrication de matériel provisoire….)
• Mise en veille technique des bâtiments et préparation à la désinfection.