Depuis le 24 février 2020, le Pôle IST-Recherche de CentraleSupélec organise son premier HALathon.

Malgré les conditions exceptionnelles liées au Covid 19 contraignant à annuler le HALathon en présentiel dans les laboratoires LGPM, MICS, SONDRA, IRISA (équipe CIDRE), IETR (équipe AUT, FAST & SCEE), LORIA Metz et LMOPS, le HALathon, même à distance, continue, avec une prolongation jusque fin juillet 2020.

Les laboratoires de l’école au rendez-vous du HALathon

Depuis fin février, 772 fichiers ont été déposés et des chercheurs ont atteint le 100% de publications en ligne. Bravo à eux.

Un point d’étape régulier informe les directeurs d’unités de l’avancée des dépôts dans l’archive ouverte. Celui-ci est important pour le suivi de l’objectif.

Chaque enseignant-chercheur peut déposer lui-même ou choisir de se faire accompagner (par manque de temps ou de pratique) : pour contacter son référent laboratoire, c’est ICI.

Les référents se chargent de vérifier les droits de dépôt, de retoucher les fichiers si nécessaire (sans intervenir sur le texte lui-même, bien entendu), et de les déposer dans HAL si cela est possible (avec un délai d'embargo si besoin).

« Quand un collègue dépose, ce sont tous les co-auteurs qui profitent de la visibilité pour leurs travaux de recherche. N’hésitez plus : augmentez votre visibilité tout en œuvrant à la libre dissémination de la connaissance scientifique ! »

Le HALathon continue : objectif 70% de publications en texte intégral dans HAL sur les années 2015-2019 avant fin 2020 !

Témoignage

Jean-Paul Kleider, directeur de recherche au GeePs et responsable du pôle Matériaux, évoque sa participation au Halathon au Geeps le 11 mars dernier.

Le GeePs a fait son HALathon le 11 mars dernier au laboratoire, vous y avez participé. Pouvez-vous nous raconter comment cela s’est passé pour vous ?

Nous avons été prévenus à l'avance par notre correspondant HAL du laboratoire, Thierry Leblanc, qui est en contact étroit avec le Pôle IST. Le HALathon était programmé sur une large plage horaire allant du matin au milieu de l'après-midi. Ceci m’a permis d’y passer malgré un emploi du temps chargé, entre deux autres réunions programmées ce jour-là. Ce contact direct avec le Pôle IST est apparu très important, à la fois convivial et instructif.

Qu’avez-vous apprécié durant l’évènement ?

Le contact humain a été très important. Dans notre vie de chercheur, nous avons l'habitude d'effectuer énormément d'actes à distance à partir de nos ordinateurs. C'est le cas aussi pour la déclaration de publications sur HAL. Mais le fait de pouvoir échanger avec des personnes qui connaissent bien la mécanique et le fonctionnement de l’archive a permis de répondre à certaines questions.

Dans votre cas, il semble que vous aviez du mal à retrouver les postprints(1) de vos collaborateurs, n’étant pas le 1^er auteur, comment avez-vous contourné cette difficulté ?

Lorsqu'un article est écrit entre plusieurs collaborateurs, nous avons généralement tous une version relue, mais pas forcément la toute dernière version soumise ou celle acceptée après corrections, car c'est souvent le premier auteur (ou un auteur désigné) qui centralise tous les retours et soumet la version finale, sans forcément la renvoyer à tous les co-auteurs. Ceci est d’autant plus vrai que le nombre de co-auteurs, souvent issus d’organismes et/ou de pays différents, est. Pour les publications dont je n'avais pas les versions finales ou dont je n'étais pas certain qu'il s'agisse de la version réellement finale, plusieurs solutions ont été mises en œuvre. La première a été de vérifier si la version que j'appelle "pdf éditeur" pouvait être archivée. L'information n'est pas toujours évidente à trouver. En cas de doute, j'ai contacté directement l'éditeur pour lui poser la question et lui demander l'autorisation d'archiver cette version. Je n'ai pas rencontré de problème car, pour les demandes que j'ai faites, qui concernaient des publications de plus de 1 an, les éditeurs autorisaient la mise en archive de cette version. Il est vrai aussi que cette démarche m'était facilitée car je connais personnellement les éditeurs en question, et j'ai pu avoir un retour positif et très rapide. Enfin, pour quelques publications pour lesquelles j’avais gardé le contact avec le premier auteur (ou la première auteure), j’ai pu récupérer la version soumise ("version auteur") pour la mettre en archive.

Quels conseils donneriez-vous à un collègue qui hésite encore à déposer ses publications en texte intégral dans HAL ?

Je conseillerais de le faire au fur et à mesure et en deux étapes. On peut dans une première étape créer la notice sans mettre le fichier, et attendre le retour qui acte le dépôt (ce qui en général est rapide). On peut ensuite poster le fichier de l'article sur le site. Personnellement, si l'éditeur autorise d'archiver la version pdf qui reproduit l'article tel qu'il apparaît dans la revue, je préfère attendre que l'article ait été mis en ligne par l'éditeur sur le site de la revue pour archiver sur HAL cette version pdf, car elle est visuellement plus agréable. Si l'éditeur ne le permet pas, alors il n'est pas nécessaire d'attendre la mise en ligne et je conseillerais de mettre la version "auteur" acceptée sans attendre.

Quels avantages tirez-vous de rendre disponible vos publications sur l’archive institutionnelle HAL CentraleSupélec(2) ?

Pour être franc, il y a d'autres sites d'archivage, qui me semblent plus utilisés par mes collègues à l'étranger. Je suis régulièrement contacté par un de ces sites (ResearchGate (3))au travers duquel les chercheurs peuvent demander des préprints ou postprints, ou les versions pdf d'articles aux auteurs, et surtout interagir directement avec eux, leur poser des questions. Je n'ai jamais été contacté par un collègue étranger par l'intermédiaire de HAL. Pour mes relations internationales, qui priment aujourd'hui dans mes activités, je n'y vois donc pas forcément un intérêt personnel. En revanche, si cela peut augmenter la visibilité de nos tutelles, il me semble que nous nous devons de jouer le jeu, car cela peut avoir un intérêt indirect et des retombées éventuelles sur nos recherches. Par ailleurs le CNRS(4) se base aussi sur l'archive HAL pour pouvoir rapatrier des références de publications pour des comptes rendus d'activité et a pris des mesures incitant au dépôt de textes intégraux. ». Cette archive semble donc amenée à jouer un rôle plus important à l'avenir, et son utilisation pourra devenir plus généralisée.

Partant pour un HALathon tous les 2 ans avec le Pôle IST ?

Oui, bien sûr. Même si je recommande aux chercheurs d'avoir une pratique d'archivage plus systématique et plus régulière, il y aura toujours des publications qui passeront à travers les mailles du filet. Une session de rattrapage ou de mise à jour tous les 2 ans me semble donc bienvenue, et c'est aussi l'occasion d'un moment de partage et d'échange avec la super équipe du Pôle IST.

1. Postprint : version finale de votre écrit acceptée pour publication, sans la mise en page éditeur.
2. HAL CentraleSupélec : https://hal-centralesupelec.archives-ouvertes.fr/
3. ResearchGate : réseau social pour chercheurs et scientifiques de toutes disciplines.
4. Le CNRS a rendu publique en novembre dernier sa feuille de route pour la science ouverte avec un objectif de 100% des publications en accès ouvert sur HAL.