Informations Coronavirus

• FAQ RH sur la reprise progressive d’activité (11 mai 2020)

Durant la période de fermeture de l’établissement, puis-je venir travailler dans les locaux ?

Les personnels doivent rester à leur domicile. Seules les personnes dont la présence sur site est explicitement reconnue comme nécessaire par le plan de continuité d’activité de CentraleSupélec sont autorisées à venir sur site, après autorisation écrite demandée par le manager et délivrée par la Direction générale de CentraleSupélec. 

Dans quelle situation suis-je durant la période de fermeture de CentraleSupélec ? 

4 situations sont possibles : 

• Le télétravail, à chaque fois que les missions le permettent. 
• Une autorisation spéciale d’absence d’une durée de 14 jours : 
  • lorsque les missions ne peuvent être, même partiellement, effectuées en télétravail, après accord du manager. 
  • lorsque les parents d’enfant(s) de moins de 16 ans n’ont aucune solution de garde et ne peuvent télétravailler de ce fait. Les agents concernés doivent transmettre une demande d’autorisation d’absence à leur manager et à la DRH (cf. formulaire joint à la note diffusée le 13 mars 2020). 

Les autorisations spéciales d’absence peuvent être délivrées jusqu’à la fin du confinement.

• Travail en présentiel ou astreinte sur site, pour les personnels autorisés dans le cadre de la continuité des activités essentielles au fonctionnement de l’établissement et prévues comme telles dans le plan de continuité d’activité. 

Dois-je informer mon employeur en cas de symptômes de coronavirus ? 

Durant la période de fermeture, les personnels, quelle que doit leur situation, doivent informer leur manager le plus rapidement possible de symptômes suspects ou de diagnostic de coronavirus. En effet, les collègues en contact direct les jours précédents pourront ainsi être avertis et vigilants quant à leur état de santé. 

Les personnels atteints de coronavirus seront placés en congé maladie au vu d’un certificat médical. 

Les personnels travaillant en présentiel doivent cesser de venir sur site dès l’apparition de symptômes suspects, et en avertir immédiatement leur manager. 

J’ai la possibilité de télétravailler (missions télétravaillables et équipement informatique), mais je ne suis pas en mesure de le faire car je n’ai aucun mode de garde pour mes enfants durant la période de fermeture des crèches et établissements scolaires. Puis-je bénéficier d’une autorisation spéciale d’absence ? 

Oui, une autorisation spéciale d’absence d’une durée de 14 jours est ouverte dans ce cas. En revanche, elle ne peut être accordée aux deux parents de l’enfant simultanément. Il convient de faire une demande à l’aide du formulaire diffusé à l’ensemble des personnels le 13 mars 2020. 

Vais-je conserver mon salaire en intégralité durant la période de fermeture de l’établissement ? 

Que vous soyez en télétravail ou en autorisation spéciale d’absence, votre salaire sera maintenu dans son intégralité. 

Les recrutements devant débuter durant la période de confinement doivent-ils être reportés ?

Si le contrat ou la promesse d’embauche ont été établis, le recrutement aura lieu à la date prévue, CentraleSupelec s’étant engagé. La seule exception sera dans le cas d’un accord entre l’unité et la personne recrutée pour reporter le recrutement.  Ce report sera acté par un avenant au contrat.

Si le contrat ou la promesse d’embauche n’ont pas été établis, le recrutement peut être reporté.

Quelle attitude adopter à l’égard des stagiaires ?

Deux solutions sont possibles pour les stages en cours : télétravail ou report.

1. Le télétravail est ouvert pour tous les stages qui le permettent. Cela suppose également que :

• le stagiaire soit, même à son domicile, sous l'autorité de l'organisme d'accueil, 
• le stagiaire se conforme aux dispositions de la convention de stage en poursuivant dans la mesure du possible la mission qui lui a été confiée, 
• l’ensemble des parties signataires de la convention de stage soient informées et donnent leur accord (cf ci-dessous).

2. Suspension et report

• Dans ce cas la gratification est également suspendue. La DRH doit être prévenue si cette solution est retenue pour des stagiaires percevant une rémunération.

Dans les deux cas, un avenant à la convention de stage est nécessaire (disponible auprès de la DR et de la DRH). Si cela est possible, l'avenant est signé par voie électronique. Sinon un échange de mails entre les parties (stagiaire, organisme d'accueil et établissement scolaire/universitaire) peut suffire en attendant que l'avenant soit conclu.

Les stages qui n’ont pas débuté et doivent prendre effet durant la période de confinement doivent être reportés après le confinement. Cette consigne concerne les étudiants EXTERIEURS au cursus ingénieur CS ou à l’un des Masters de l’université Paris-Saclay.

Comment accompagner les personnes isolées ?

Vous êtes un agent et avez connaissance d’un collègue isolé ou présentant des risques d’isolement du fait du contexte de confinement : alertez votre manager, et, avec d’autres collègues, maintenez le lien avec cette personne par des échanges téléphoniques réguliers.

Vous êtes manager, et un membre de votre équipe présente des risques d’isolement :
Si celui-ci est en télétravail, le haut niveau d’interaction nécessaire durant cette période avec les membres de votre équipe (réunions ou moment de convivialité) doit permettre de s’assurer de l’état de santé de la personne concernée.

Si l’agent concerné n’est pas en télétravail : il est recommandé au manager direct (chefs d’équipe/pôle/directeur) de conserver le lien avec l’agent, par téléphone de préférence. Si l’agent ne consulte pas sa messagerie professionnelle, et si vous ne disposez pas des coordonnées personnelles, la Direction de Ressources Humaines fera le lien. Les échanges doivent être réguliers.

Dans tous les cas, si vous constatez des personnes en souffrance du fait de cette situation de confinement, prévenez soit la cellule psychologique  (psy@centralesupelec.fr), soit la DRH (Colette VAN DEN TORREN : Colette.Vandentorren@centralesupelec.fr, ou Delphine COULBOIS : delphine.coulbois@centralesupelec.fr)

Pour toute autre question, n’hésitez pas à consulter la Direction des Ressources Humaines.

CentraleSupélec -Bibliothèque Eiffel : dispositif de continuité de service reconfinement 30 octobre -1er décembre 2020

Conditions d'accès

• L'accès à la bibliothèque se fait uniquement sur RDV via l’application Affluences ou le site https://affluences.com/bib-eiffel/reservation
• Les horaires sont réduits à 10h30-17h30 du lundi au vendredi et sont disponibles sur le site web de la bibliothèque et sur Affluences : ils sont susceptibles de variation en fonction des contraintes sanitaires et dépendent notamment de l’accès à la diagonale Eiffel.
• L’accès est réservé aux étudiants et personnels de CentraleSupélec et des établissements membres de l’Université Paris-Saclay (Université Paris-Saclay, ENS Paris-Saclay, IOGS, IHES, UVSQ, UEVE, AgroParisTech, CEA, INRIA, ). La réservation ne pourra se faire qu’avec l’adresse mail institutionnelle. Le mail de confirmation de réservation et l’attestation dérogatoire seront à présenter à l’accueil du bâtiment ainsi qu’à l’entrée de la bibliothèque.
• Désinfection des mains obligatoire pour toute personne entrant dans la bibliothèque : un distributeur de gel hydro-alcoolique est mis à disposition à l’entrée de la bibliothèque.
• Port du masque obligatoire : toute personne non munie de masque se verra refuser l’accès à la bibliothèque. Le port du masque est obligatoire pendant toute la durée du séjour à la bibliothèque et au 2e rappel l’usager n’aura plus la possibilité de réserver (adresse mail sur liste noire).
• Les tables, chaises, automate de prêt, copieur, ordinateur et leurs périphériques seront désinfectés avant chaque utilisation par l’usager. Des lingettes et désinfectant sont mis à disposition à différents endroits de la bibliothèque : dès l’arrivée, se présenter au personnel en poste à l’accueil.

Places assises et capacité d'accueil

• Afin de respecter une distance minimale d’un mètre entre chaque personne et de limiter le nombre de personnes présentes, le nombre de places assises disponibles est limité à 26, soit 24 places de travail, 2 places informatiques. Les places de détente ne sont plus accessibles. Chaque place est numérotée et l’usager doit respecter l’emplacement délimité.
• La réservation en amont de sa place assise via l’application Affluences ou le site https://affluences.com/bib-eiffel/reservation est obligatoire. Créneau de 2h/jour renouvelable1 fois.

Accès aux collections et à l'impression

• Les collections en libre-accès (livres, cours, revues) sont accessibles sur réservation d’une place de travail ou d’un créneau de rendez-vous de 30 min. La désinfection des mains est obligatoire.
• Les ouvrages en accès indirect sont à commander 24h à l’avance.
• Le prêt des documents s’effectue à l’automate de prêt après désinfection de l’écran tactile ou en cas d’indisponibilité au guichet d’accueil.
• Le retour des documents s’effectue dans la boîte retour des documents située devant la bibliothèque. Les documents retournés sont soumis à une durée de décontamination (quarantaine) de 3 jours avant remise en rayon. Les étudiants et personnels de l’Université Paris-Saclay hors CentraleSupélec doivent réserver un créneau de rdv pour rendre des documents.
•  La réservation en amont d'un créneau d'impression via l’application Affluences ou le site https://affluences.com/bib-eiffel/reservation est obligatoire.

Relances sans objet pendant la mise en production d'Alma (novembre 2020)

• Vos emprunts seront prolongés dès la disponibilité du nouveau logiciel Alma. Veuillez ne pas tenir compte des messages de relance. Nous sommes bien conscients de l’impossibilité pour certains de restituer les ouvrages empruntés. Le service Bibliothèques CS change de logiciel ce mois-ci afin de vous fournir plus de ressources et de mieux faire circuler les documents avec l'Université Paris-Saclay. Notre prestataire rencontre des difficultés pour la mise en production.
• Soyez assurés que les personnels des bibliothèques font au mieux pour assurer une transition en douceur.
• Pour des restitutions en Bibliothèque du campus Paris-Saclay, vous avez plusieurs possibilités :
• Soit dans la boîte de retour située devant la bibliothèque Eiffel (aux horaires d'ouverture du bâtiment Eiffel 10h30-17h30) après avoir réservé un créneau sur l'application Affluences ou le site https://affluences.com/bib-eiffel/reservation
• Soit par courrier : CentraleSupélec Bibliothèque ; A l'attention de Florence Trabaud ; 3, rue Joliot-Curie ; 91190 GIF-SUR-YVETTE

CentraleSupélec - Bibliothèques Metz et Rennes : dispositif de continuité de service reconfinement 30 octobre-1er décembre 2020

Conditions d'accès

• L'accès aux bibliothèques des campus de Rennes et Metz se fait uniquement sur RDV préalable via l’adresse mail bib.rennes@centralesupelec.fr et bib.metz@centralesupelec.fr dans la limite de 10 par jour.
• Les horaires sont réduits à 9h-17h les lundi et jeudi et sont disponibles sur le site web de la bibliothèque et sur Affluences : ils sont susceptibles de variation en fonction des contraintes sanitaires et dépendent notamment de l’accès au campus.
• L'accès est réservé aux étudiants et personnels de CentraleSupélec. La réservation ne pourra se faire qu’avec l’adresse mail institutionnelle. Le mail de confirmation de rendez-vous et l’attestation dérogatoire seront à présenter à l’accueil du bâtiment.
• Désinfection des mains obligatoire pour toute personne entrant dans la bibliothèque : un distributeur de gel hydro-alcoolique est mis à disposition à l’entrée de la bibliothèque. Port du masque obligatoire : toute personne non munie de masque se verra refuser l’accès à la bibliothèque. Le port du masque est obligatoire pendant toute la durée du séjour à la bibliothèque.

FAQ Bibliothèque

Je souhaite accéder à une ressource en ligne mais mes identifiants ne fonctionnent pas ?

• Pour accéder à distance aux ressources électroniques, il est indispensable de passer par le lien proxyfié que vous trouverez dans Focus ou dans la rubrique Bases de données. En sélectionnant CentraleSupélec puis avec vos identifiants CentraleSupélec vous accédez à la ressource. L’authentification directement disponible sur les sites éditeurs ne fonctionnera pas (abonnements individuels). Tutoriel pour accéder aux ressources électroniques
• Le cours en ligne sur Edunao dispensé aux 1A pour trouver sa documentation est ouvert à tous sur demande. 

Je consulte beaucoup d’informations sur le coronavirus, comment trier le vrai du faux, comment accéder à une presse d’information fiable ?

Le phénomène des fake news est largement répandu dans la crise que nous traversons. Une bande-dessinée pour comprendre le phénomène et vérifier ses sources avant de transmettre une information. « Décrypter la désinfo avec ma bibliothèque » est un programme de l’ADBU (Association des Directeurs de Bibliothèques Universitaires) qui propose une analyse de la désinformation via une infographie, qui regroupe rappel de définitions, renvoi vers quelques sites utiles et fiables, outils gratuits accessibles en ligne face aux théories complotistes, rumeurs, fake news, deepfake qui se développent sur Internet.

La bibliothèque vous propose un dossier d’actualité dans Europresse consacré au Coronavirus à partir de médias sélectionnés : dans Europresse, sélectionner Dossiers>. (Tutoriel Europress) L’Espace PDF d’Europresse permet de feuilleter l’équivalent de la version imprimée de certaines revues d’information : Le Monde, Le Figaro, Le Echos etc…

As we are all facing a major sanitary crisis, we strongly urge you:

• to conform to local instructions (local authorities, host universities or employers)
• to conform to the French Embassy instructions or to your country of origin’s instructions if you are not French
• to conform to CentraleSupélec messages and instructions
• to adopt barrier gestures
• to come back to France only upon personal decision and having fully informed local partners and CentraleSupélec.
• to stay connected daily and to confirm your ARIANE inscription

If you wish to return to France/your country of origin, please notify us by contacting carine.morotti-delorme@centralesupelec.fr or marietou.sarr@centralesupelec.fr and the French consulate/the consulate of your country of origin.

Upon your return to France, do not come back to the dormitories in Gif, Rennes and Metz. 

If I interrupt my academic exchange and return to France/country of origin, will CentraleSupélec recognize my international experience and will I obtain ECTS? 

If you wish to interrupt your academic exchange and return to France/country of origin, you will still have to follow distance learning and pass exams online at a partner university. The CentraleSupélec jury will consider the current situation when approving your exchange. 

For CentraleSupélec students scheduled to leave in the coming days/weeks for a study stay at a partner university:

All departures are currently on hold until the situation is brought under control. Thank you for following these instructions. The efforts of all will undoubtedly make it possible to better face the challenges generated by this pandemic. We remain at your side to accompany you on this journey.

You are currently on an internship abroad

• You must follow the company’s instructions. For instance, if telecommuting is recommended, you must accept this proposal. If the company closes, you must remain confined.
• If the internship is interrupted by the host organization, the student must notify their internship tutor, who will work with them to arrange evaluation methods.
• Any modification of your internship conditions must be agreed and signed between you, the hosting company and CentraleSupélec
• Contact the Consulates in the host country for more information on the situation.
• If you wish to return to France, an adjustment of your internship time, and the validation of your international experience, will be taken into account. 
• Please notify the internship service as well as the academic coordination of any change of situation which concerns you.

For CentraleSupélec students scheduled to leave in the next days/weeks for an internship abroad

All departures are currently on hold until the situation is brought under control. Thank you for following these instructions. The efforts of all will undoubtedly make it possible to better face the challenges generated by this pandemic. We remain at your side to accompany you on this journey.

If, as a Double Degree student, you have to delay or postpone your internship and finish in 2021, must you pay tuition fees at CentraleSupélec for the next academic year?

All financial measures following the current situation will be discussed and communicated in due course. As of today, we do not know the full implications of the adjournment or postponement of internships. 

CentraleSupélec students originally going on an exchange semester which is no longer possible: will CentraleSupélec reimburse advance costs (ticket, deposit paid for accommodation, etc.) partially or entirely?

Exceptional measures are being taken in order to continue payment of scholarships (inc. Erasmus). But no additional financial support is available as of today, except in due case of emergency. In such cases, please contact International Relations office (carine.morotti-delorme@centralesupelec.fr)

CentraleSupélec students already abroad on an exchange but wishing to return / have already returned to France, and are following courses online at a partner university: will CentraleSupélec reimburse advanced costs (advance ticket, paid rents, etc.)  partially or entirely?

Exceptional measures are being taken to continue payment of scholarships (inc. Erasmus). But no additional financial support is available as of today, except in due case of emergency. In such cases, please contact International Relations office (carine.morotti-delorme@centralesupelec.fr)

CentraleSupélec students in the third year of the Supélec curriculum originally doing an internship abroad to validate international mobility requirements, and who are no longer able to leave France, or the company concerned is refusing to host them due to the current situation: how to proceed in this case? 

If telecommuting is put in place by the company, students must follow up from their home (either in host country or in France). An agreement should be signed regarding the modification of conditions.

Students in case of interruption of internship by the company should inform CentraleSupélec and prepare to return in France if no alternative is found.

Validation of internships and international experience will take the exceptional situation fully into account.

CentraleSupélec students who are currently abroad and on Erasmus scholarships, but wish to return to France: will the funding already received have to be reimbursed?

Students currently on Erasmus + mobility and who wish to return to France before the end of their stay will keep the benefit of the monthly payments already paid. However once students are in France they will not receive the monthly payments anymore.