Recommandations pour l’organisation de manifestations scientifiques

Élaboration du dossier et budget prévisionnel

Le projet de manifestation doit être en accord avec la politique scientifique de l'unité de recherche et être soumis à la validation du Directeur de la Recherche de l'École.

Un budget prévisionnel doit également être soumis à validation auprès de l'équipe unique de la Direction de la recherche (equipe-unique.dr@centralesupelec.fr) :

L’élaboration d’un planning détaillé des tâches pour votre manifestation est recommandée en partant du 1er jour et en allant à rebours (consultation, réunions du comité, commande publique, etc...).

 

Aspects financiers

Principe : La manifestation est gérée sous un eOTP dédié pour constater les dépenses et les recettes. La date de fin de l'eOTP correspond à la date de fin de la manifestation.

L'ouverture de l'eOTP est subordonnée à la réception d'un document d'engagement de financement (attribution de subvention ; convention de reversement ; …) accompagné de la fiche d'accord. Les crédits sont ouverts à concurrence des engagements fermes de financement.

La totalité des recettes sera imputée sur cet eOTP.

Le dispositif d'intéressement sur les contrats s'applique sur l'eOTP dédié, en particulier les frais de gestion (8%) et d'hébergement (10%) avec les aménagements suivants :

  • Conférence dans nos murs, gestion de la facturation par Weezevent : calcul des frais de gestion et d'hébergement au taux en vigueur sur la base des encaissements nets de frais décomptés par Weezevent.
  • Conférence à l'extérieur, avec un prestataire imposé dans le cadre de la mise à disposition des lieux, incluant l'émission des factures : calcul des frais de gestion et d'hébergement au taux en vigueur sur la base du résultat dégagé sur les fonds gérés par le prestataire.

Les éventuels retours labos/départements seront appliqués selon la politique scientifique de chaque entité.

Le bénéfice net au titre de l'eOTP dédié sera transféré en ressourcement, selon les modalités qui s'appliquent pour la gestion des ressourcements.

L'organisateur du colloque a toute latitude pour établir le montant des droits d’inscriptions, pour être fixés ils doivent être validés et soumis par un délégataire de signature dûment habilité à cette fin.
 

Date et lieu de la manifestation

Une fois le comité d’organisation mis en place et la date de la manifestation déterminée, si la manifestation a lieu dans les locaux de l’école, vous devez rapidement rechercher une salle disponible en prenant en compte sa capacité d’accueil et vos besoins informatiques et audio-visuels.
 

Campus Metz

Contact : metz.event@listes.centralesupelec.fr

Campus Paris-Saclay

Pour vous aider : fiche conseils de la DPIET : "Organiser un Workshop" (cf. doc colonne de droite - en bas sur mobile)
Dans tous les cas : remplir le formulaire "Projet de manifestation" (cf. colonne de droite - en bas sur mobile)
Contact : support.dpiet@listes.centralesupelec.fr

Campus Rennes

Contact : rennes.event@listes.centralesupelec.fr

 

Constitution d'un comité scientifique, appel à communications

La constitution d’un comité scientifique et l'appel à communications doivent être effectués suffisamment à l'avance.

Concernant la gestion de l'appel à communications, le Pôle IST-Recherche vous conseille la plateforme web Sciencesconf (CCSD/CNRS) et vous accompagne pour le paramétrage complet. Exemples de conférences CentraleSupélec organisées avec Sciencesconf.

 

Perception de droits d'inscription

La perception des droits d’inscription pour les évènements organisés au sein de CentraleSupélec (quel que soit le campus) doit s’organiser avec un prestataire de services extérieur. Le contrat doit fixer les modalités de frais de gestion et de reversement à l’école. Le projet de contrat devra être soumis à la DAF avant signature SAUF dans les cas où une consultation a été lancée avec le service achats marchés.

Par défaut, nous vous conseillons de retenir : WEEZEVENT qui entre dans le cadre des marchés publics qui s'impose à CentraleSupélec.

WEEZEVENT est une plateforme en ligne, création de formulaires paramétrables, gestion de la billetterie, des inscriptions et de la facturation, la commission est fonction du prix de vente des billets [0.99€ TTC / billet vendu ou 2,5% TTC / billet vendu dont le prix est supérieur à 40 €]. A prévoir dans le budget.


Dans le cas où un prestataire est proposé/imposé pour les manifestations hors murs, il convient de valider au préalable avec l'Agence Comptable et la DAF si les modalités des marchés publics s'appliquent.
 

Modalités de recours à des prestations extérieures

Les règles relatives aux achats s’appliquent (cf. Rubrique Achats, colonne de droite - en bas sur mobile) La mise en concurrence des différents prestataires est à faire.

Si le montant des prestations attendues dépasse le seuil de procédure et de publicité (25K€ HT) la saisine du service achats marchés est nécessaire pour planifier et déterminer le délai de consultation qui peut varier selon les besoins exprimés. Un impact sur le planning est à prévoir.

Les frais de transport, qu’ils soient compris ou non dans les frais de participation au colloque, restent soumis à la réglementation générale relative aux frais de déplacement et à la politique voyages de l’établissement. L’achat de billets d’avion ou de train pour les conférenciers /intervenants invités doit être effectué auprès du prestataire retenu dans le cadre du marché FCM.


Réservations d'hôtels, restaurants et prise en charge des frais des communicants

Dans le cas où le comité d’organisation s’occupe des demandes de devis et des réservations (restauration, pauses café, hébergement), une liste d’hôtels et restaurants se trouvant à proximité de chaque campus et travaillant déjà avec notre école est disponible auprès de :

Les devis relatifs aux frais de réception, pauses café et frais d’hébergement devront être transmis aux gestionnaires de chaque campus pour l’établissement du bon de commande au plus tard 15 jours ouvrés avant l'événement : 

Les frais engagés par les communicants, notamment pour leur déplacement et leur hébergement peuvent être pris en charge par l’école, après l’établissement d’un dossier de remboursement, comprenant une fiche agent, un ordre de mission, la demande de remboursement de frais, un RIB et toutes pièces justificatives originales (cf. Kit Mission, colonne de droite - en bas sur mobile).

 

Communication
 

Sites et pages web

Sciencesconf permet le paramétrage d’un site web complet (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands, ...) pour l’évènement scientifique. 

En parallèle, le règlement des inscriptions via la page Weezevent est facilement configurable dans les menus du site. 

En complément, nous vous conseillons de faire la demande d'une page sur le site web institutionnel de l’école et/ou sur les sites des campus Metz et Rennes, et/ou sur le site web de votre laboratoire afin d'améliorer la visibilité de votre événement.

 

Écrans d'accueil

Une demande avec tous les éléments utiles (textes, dates de diffusion et illustrations au format de votre choix : PDF ; JPEG ; PNG ; Mp4) est nécessaire pour la création d’un affichage sur les écrans d’accueil, elle doit être adressée à :

 

Affiche-Programme

Il est impératif de faire une demande aux services concernés le plus tôt possible pour les visuels (conception & impression) afin qu’elle soit planifiée à l'avance et traitée dans les meilleurs délais.

  • En fonction des délais et du planning, l’équipe COMM peut prendre en charge l’intégralité de la création & conception graphique d’une affiche et/ou du programme. Contact : communication@centralesupelec.fr
  • Demande d’impression des programmes, affiches, posters, banderoles, kakemonos, etc… Contact : https://reprographie.centralesupelec.fr

 

Goodies

Un pack goodies CentraleSupélec (stylo, carnet, totebag) peut être fourni gratuitement selon les stocks pour une demande de 30 exemplaires maximum. Au-delà une demande est à faire à communication@centralesupelec.fr en prévoyant le budget en conséquence.

Si vous souhaitez des objets spécifiques chartés aux couleurs de l’évènement et que vous avez prévu le budget nécessaire, vous pouvez solliciter un accompagnement graphique et une aide de l’équipe COMM. Sont à votre disposition : catalogues et contacts fournisseurs, quelques exemples de goodies. Attention pour certains goodies, prévoir un délai de livraison de 8 semaines !

 

Déroulement de la manifestation
 

Accueil et installation

 

Captation audio ou vidéo du colloque

Si vous envisagez de réaliser une captation audio ou vidéo :

 

Valorisation


Photos et interviews vidéo

Sous réserve d’en expliquer la finalité, le comité d’organisation peut demander l’intervention d’un photographe et la réalisation de courtes interviews vidéo durant la manifestation, contacter :

 

Réseaux sociaux

Pour une communication avant - pendant - après la manifestation sur les réseaux sociaux, contacter :

 

Publication d'actes de colloques

Publication en ligne de vos actes de colloque via Sciencesconf (HAL) -> contacter le Pôle IST.
Publication papier ou via téléchargement de vos actes de colloque -> contacter le service reprographie.

 

Contenu mis à jour le 10/12/2019
Pour toute demande de mise à jour de la procédure, contacter Véronique Prêtre : veronique.pretre@centralesupelec.fr

À télécharger

Projet de manifestation DPIET
Fiche "Organiser un workshop ou une soutenance"
Carte et bon de commande du CROUS
 

Plan d'accès aux campus :

Metz
Paris-Saclay
Rennes

 

Kit missions

(Fiche Agent, DOM, DRF) http://mycs.centralesupelec.fr/kit_mission

 

Achats à CentraleSupélec

http://mycs.centralesupelec.fr/achats